Utilice esta funcionalidad para añadir un nuevo expediente a una caja que ya está en el lugar de almacenamiento de Iron Mountain.
- Seleccione Gestión de registros | Recogidas, Añadir registros | Lista de recogida (Añadir registros). Se abre la pantalla Lista de recogida.
- Haga clic en Añadir expediente. Se abre la pantalla Buscar caja existente para nuevo expediente.
- Seleccione un cliente.
- Introduzca el código de barras de SKP que se correlaciona con la caja que contendrá este expediente y haga clic en Continuar. SafeKeeperPLUS registra automáticamente que el código de barras de SKP que ha introducido pertenece a una caja que está en el lugar de almacenamiento de Iron Mountain. El estado de los expedientes se establece automáticamente con el estado de la caja. En cuestión de minutos podrá buscar, localizar y editar este expediente en Gestión de registros Iron Mountain Connect.
- Se abre la pantalla Nuevo expediente.
- Marque Añadir a lista de recogida para mostrar un artículo de este expediente en la lista de recogida. Debido a que Gestión de registros Iron Mountain Connect asocia este expediente con una caja que ya está en el lugar de almacenamiento, no es funcional en la lista de recogida; la entrada en la lista de recogida es solo para fines de notificación.
- El cliente, la división, el departamento y el código de barras de SKP asignados a la caja automáticamente se asignan de forma predeterminada al expediente. Los requisitos de entrada de datos de la organización determinan los campos que se muestran y se necesitan cuando se crea un expediente.
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NOTA:Cuando se crea un expediente, se asigna por defecto la estructura organizacional de la caja. Si su organización está habilitada para división y departamento y tiene los permisos apropiados, puede actualizar la división o el departamento del expediente. |
- Para crear un diseño de entrada de datos personalizado que la aplicación conservará de una sesión a otra, haga clic en Personalizar diseño.
- Introduzca metadatos para identificar este expediente si tiene que localizarlos y recuperarlos desde el almacenamiento. Debe introducir datos en los campos obligatorios, marcados con asteriscos rojos (*).
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Descripción del expediente 1 es el Key Identifier de los expedientes. Se le pide que introduzca aquí el valor que se mostrará en la pantalla Detalles de expediente, el paso de Registro del carro del pedido de recuperación, en los correos electrónicos de confirmación de la orden y en la pantalla de tabulación Información de orden en la selección Seguimiento de órdenes.
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Para bloquear campos con el fin de conservar los datos del campo para su uso en registros añadidos posteriormente, haga clic en
Bloquear.
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Para editar un campo bloqueado, haga clic en Desbloquear.
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Para encontrar un valor de un campo, haga clic en el selector desplegable
o el icono del calendario
y, a continuación, seleccione un valor.
- Introduzca datos de destrucción opcionales (porque los expedientes normalmente se destruyen como parte de una caja completa, la información que introduzca en los siguientes campos es solo para uso propio, no activa ninguna notificación o destrucción):
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Guarde el expediente. Los nuevos expedientes se muestran en la lista de recogida en orden descendente según la fecha y la hora de entrada. Gestión de registros Iron Mountain Connect asigna automáticamente al expediente el estado En Iron Mountain o Retirado de Iron Mountain.
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